Ein guter Platz zum Arbeiten

Schon vor der Pandemie lag das Homeoffice im Trend. Die Arbeit daheim bot dann eine rasche Lösung in der Krise. Doch nun wird besonders deutlich, wo die Defizite dieses Konzepts liegen. Professionelle Büroanbieter können eine Brückenlösung bieten – und so langfristig zu einem wichtigen Baustein einer modularen Office-Strategie werden. Denn flexible Angebote werden künftig unverzichtbar sein.

von Maria Tsertsidis

Wir brauchen einen langen Atem

Wir sollten uns nichts vormachen: Diese Krise wird noch eine ganze Weile andauern. Wir müssen uns deshalb ernsthaft und intensiv damit beschäftigen, wie wir trotz der Pandemie unsere Unternehmen, unser Berufsleben, unsere Geschäfte fortführen. Unternehmen, deren Lösungsmodelle nur ein paar weitere Wochen durchzuhalten sind, bei denen man darauf hofft, dass bald alles wieder läuft wie immer, werden große Probleme bekommen.

Die Krise beschleunigt den Wandel

Covid-19 verändert gerade die (Arbeits-)Welt in radikalem Tempo. Homeoffice, Digitalisierung, Videokonferenzen als Alternative zu Meetings und Geschäftsreisen: Je weiter ein Unternehmen auf diesem Pfad bereits vorangekommen war, desto besser konnte es sich jetzt auf die veränderte Situation einstellen.

Großraumbüros sind ein Problem

Ein anderer Trend aus den letzten Jahren sorgt nun allerdings für zusätzliche Probleme: Gruppen- und Einzelbüros wurden zunehmend durch Großraumbüros ersetzt. In vielen Firmen erhoffte man sich dadurch Impulse für New-Work-Modelle, Kostenersparnis und höhere Effizienz. Die Nachteile dieser Entwicklung haben sich nach und nach abgezeichnet: Ein solches Umfeld ist nicht gerade konzentrationsfördernd. Viele empfinden diese Büros als zu laut, zu gedrängt, seelisch belastend. Man vermisst die Privatsphäre. Den einen stört die Zugluft, dem anderen ist es zu kalt oder zu warm … Vielversprechende Fachkräfte könnten von der Aussicht auf einen solchen Arbeitsplatz abgeschreckt werden. Der Krankenstand ist in Großräumen ohnehin schon höher – jetzt ist eine zusätzliche Ansteckungsgefahr nicht tolerierbar. Schichtmodelle und größere Abstände bieten nur Teillösungen. Und: Die Fläche und die bereitgehaltene Infrastruktur verursachen weiterhin Kosten – Tag für Tag.

Die Lösung: das Homeoffice!…?

Das Arbeiten im Homeoffice hat viele Vorteile – für das Unternehmen und die Mitarbeiter (unter anderem: Erholung vom Großraum). Doch nun sitzen plötzlich ganze Abteilungen daheim am Küchentisch, im Keller oder in der Dielenecke. Denn jetzt musste es rasant gehen. Oft sind die Voraussetzungen nicht gerade optimal. Auch wenn Laptop und Internetanschluss im eigenen Arbeitszimmer bereitstehen: Homeoffice war bisher fast immer eine Alternative für einzelne Tage. Solange man nur zeitweise so arbeitet, klappt das meist recht gut. Vielleicht ist man allein und ungestört (Partner im Büro, Kinder in der Schule oder Betreuung). Oder man kann seine Arbeit entsprechend organisieren, etwa Komplizierteres erledigen, wenn die Kinder schlafen. Man kann Tätigkeiten, die sich im Homeoffice schlecht erledigen lassen, auf Bürotage legen.
Ist man (fast) ständig im Homeoffice, reicht die Ausstattung / Anbindung oft nicht mehr: Die Datenleitung ist zu lahm. Es fehlen Sicherheitsvorkehrungen für sensiblere Aufgaben – vom professionellen Viren- bis zum Datenschutz. Dienstleistungen wie Post- und Kurierdienst stehen nicht bereit …

Das ist kein Büro. Das ist mein Zuhause!

Wird die Wohnung durchgehend zum Büro, leiden Privatleben und Familie. Und es wird schwerer und schwerer, die volle Leistung zu bringen.
Die Kinder fordern ihr Recht. Sie machen Lärm, wollen spielen, quatschen in Telefongespräche und Videokonferenzen rein, brauchen Unterstützung bei der Arbeit für die Schule, wollen getröstet werden, etwas erzählen. Und sie verstehen oft nicht, dass die Eltern gerade nicht können, obwohl sie daheim sind. Kann man von Kindern erwarten, sich selbst komplett zurückzustellen und zu verstehen? Es ist für sie ohnehin gerade schwierig genug.
Beide Partner arbeiten. Der eine steckt in einer Telefon- oder Videokonferenz, die andere muss gerade konzentriert eine Aufgabe lösen. Wer kriegt das Arbeitszimmer, wer muss an den Küchentisch? Wer kümmert sich trotz Job um Mahlzeiten, Sauberkeit und Ordnung – und wer „übersieht“ gerade wieder alles, obwohl er auf dem Weg von der Küche zum Schreibtisch doch mitbekommen müsste, dass …? Wer beschäftigt sich mit den Kindern und verhindert, dass sie auf dumme Gedanken kommen? Wessen Job ist wichtiger? Dieser Konfliktstoff kann die Partnerschaft rasch in sehr stürmisches Fahrwasser bringen. Die Produktivität fördert das auch nicht gerade.
Stadt & Land. Auf dem Land hat man im Homeoffice meist mehr Platz – dafür eine schlechte Datenleitung. In der teuren engen Stadtwohnung werden die Nerven rasch dünn, wenn man sich privat und beruflich nonstop auf der Pelle hockt – auch ohne, dass Kinder die Unterlagen kreativ neu sortieren. Und selbst wenn man viele Quadratmeter und womöglich einen Garten hat: Es ist schwierig.
Professioneller Hintergrund. Wer will seine privaten Räume wirklich für Videokonferenzen nutzen? Diese Bücher, diese Bilder, diese Klamotten müssen noch aus dem Blickfeld raus. Lena – sei jetzt leise! Nein, du kannst jetzt hier nicht durch! Bitte stell die Waschmaschine ab, den Schleudergang hört man doch!
Ruhe und Konzentration… Der Mann führt schon die dritte Telefonkonferenz, während sie Stille fürs Formulieren braucht. Der Nachbar hämmert und bohrt, in der Wohnung drüber spielen Kinder, im Garten röhrt der Laubbläser, Netflix lockt mit den nächsten Folgen der Lieblingsserie, der Wäschekorb ist voll – und überhaupt fehlt die Ansprache, die Struktur. Auch Alleinlebende haben es schwer, sich zu konzentrieren, wenn sie in ihrer Wohnung arbeiten. Vor allem jetzt, da die Kontakte in der Arbeit und nach Feierabend im Wesentlichen wegfallen. Ohne Tapetenwechsel wird es für sie besonders hart.
Die Privatwohnung ist ein Schutzraum. Fällt die Grenze zwischen beruflichem und privatem Lebensraum ganz weg, hat das Folgen für die Psyche. Der Laptop, das Handy sind für manche ein dauernder stummer Vorwurf. Sie fühlen sich nonstop unter Druck und laufen in einen Burnout hinein. Ein anderer verliert in der Arbeitseinsamkeit den Fokus, schiebt Dinge auf, träumt, packt mal eben dies oder das an, gerät dann in Stress oder macht müde spätabends Fehler…

Was brauchen Beschäftigte?

Ein paar Stunden Rückzugsmöglichkeit aus dem Homeoffice können sehr nützlich sein. Eine ruhige Umgebung hilft, Aufgaben zu erledigen, die Konzentration erfordern. Können sich die Partner abwechselnd an einem anderen Ort nur auf ihren Job fokussieren, kann das die Beziehung entlasten und die Leistung fördern. Manch einer braucht auch einfach diesen Spurwechsel: Sich für den Job anziehen, die Wohnung verlassen. In einem professionellen Umfeld schafft man dann in zwei, drei Stunden oft mehr als an einem Tag daheim. Optimal ist eine gesicherte Umgebung, um sich – auf Abstand – wieder mit Chefs und Kollegen zu treffen, geistig auf den Reset-Knopf zu drücken. Danach geht es auch zuhause und allein wieder besser voran.

Führung, Teamarbeit, Kundenkontakte: alles remote?

Die flächendeckende, extrem beschleunigte Umstellung auf Homeoffice bringt viele Vorgesetzte in Nöte: Sie konnten sich nicht ausreichend auf die neuen Herausforderungen vorbereiten. Nicht in jedem Fall, mit jedem Menschen lassen sich Gespräche per Videokonferenz vertrauensvoll und wirksam führen. Führungskräfte erleben ihre Mitarbeiter – und diese ihre Kollegen – nicht mehr live. Der Kontakt per Telefon, Mail, Video ist weniger nah, weniger persönlich. Das birgt Risiken. Das Verständnis nimmt ab, die Empathie fehlt. Die Metakommunikation – das Drumherum, die kleinen Gesten fehlen. Die Gefahr von Missverständnissen wird größer, Konflikte können sich aufschaukeln. Neue Mitarbeiter lassen sich schwerer integrieren, anleiten und fördern. Wie wertvoll der direkte Kontakt ist, spürt man, sobald man ihn vermisst: Die schnelle Lösung, die Hilfe, der Rat auf Zuruf, das kreative Brainstorming … Kundenkontakte, zumindest Erstkontakte, erfordern doch oft das persönliche Treffen. Mal abgesehen von den Hygienevorkehrungen braucht man dazu ein professionelles Ambiente: Schnell den Wäscheständer aus dem Arbeitszimmer? Am Küchentisch?

Das brauchen Unternehmen jetzt

Manche Unternehmen waren schon vergleichsweise gut für die Krise vorbereitet, weil sie das Thema Digitalisierung angepackt und Erfahrungen mit Homeoffice-Arbeit gesammelt hatten. Auch von diesen wurden einige davon überrascht, dass plötzlich (fast) alle aus dem Homeoffice arbeiten sollten – aber die technischen Voraussetzungen dafür noch nicht genügend ausgebaut waren. So reichten die Kapazitäten für den Fernzugriff nur für einen Teil der Belegschaft. Besonders kleine und mittlere Unternehmen haben schon zu normalen Zeiten Probleme, Kapazitäten und Sachkunde für technische Infrastruktur und Verwaltung bereitzustellen. Die Coronakrise ist für sie deshalb oft besonders dramatisch: Die verfügbaren Räume sind zu eng, um sicher zu arbeiten. Aber wie lässt sich schnell eine sichere Homeoffice-Anbindung umsetzen? Wie lassen sich mal eben die technischen Voraussetzungen bereitstellen, dass die eigentliche Arbeit unter diesen erschwerten Bedingungen weiterlaufen kann, ohne durch technische Probleme, Störungen, fehlende Voraussetzungen ausgebremst zu werden?

Eine Brückenlösung: Professionelle Büroraumanbieter

Um die Probleme der Unternehmen und ihrer Mitarbeiter rasch zu lösen, bietet sich ein Mix aus Homeoffice, eigenen Räumen und den Services eines professionellen Büroraumanbieters an. So lassen sich Besprechungen, etwa der wöchentliche Jour Fix und Treffen mit Kunden durchführen – und auch der zeitweise Umzug aus dem Homeoffice in ein Einzelbüro ist so möglich, um komplexere Aufgaben zu erledigen. Diese Anbieter müssen allerdings hohe Ansprüche erfüllen. Aktuell entscheidend wichtig sind zunächst strenge Sicherheitsvorkehrungen. Das reicht von einem strikten Hygiene- und Desinfektionsplan über ein klares Konzept, wie der notwendige Abstand bei Anmeldung, Besprechungen etc. jederzeit eingehalten werden kann, bis hin zu kontaktfreien Lösungen für die Kaffee- und Getränkeversorgung und versiegeltem Catering. Dazu kommt eine leistungsfähige Infrastruktur – schnelles Netz, separate, abgesicherte Netzwerke für verschiedene Firmen, die Option, ein VPN einzurichten, Sekretariats-, Post- und Kurierservice und vieles mehr.

Die Office-Strategie der Zukunft: Flexibel und modular

Die Office-Strategie der Zukunft: Flexibel und modular Auch wenn es größere Lockerungen gibt, werden Großraumbüros, so wie sie bisher genutzt wurden, keine gute Arbeitsumgebung sein. Die Anforderungen in Sachen Abstand und Hygiene lassen sich so nicht erfüllen. Die Menschen – und die Arbeitgeber – werden sich ans Homeoffice gewöhnt haben: Es ist neue Normalität. Der Trend hin zu umfassender Digitalisierung wird sich durch den äußeren Druck extrem beschleunigen. Abläufe werden vereinfacht, schon weil man gerade praktisch erfährt, dass vieles auch anders, flexibler, direkter geht. Der Kostendruck wird durch die zu erwartende Wirtschaftskrise noch härter werden.
Die Unternehmen werden deshalb weniger eigene Bürofläche und Infrastruktur vorhalten können und wollen. Sie brauchen Lösungen, die sowohl bei der Nutzung als auch bei den Kosten größtmögliche Flexibilität bieten. Um konkurrenzfähig zu arbeiten, brauchen sie eine Infrastruktur (IT / Telekommunikation, Büroausstattung, Dienstleistungen) mindestens auf dem Niveau, wie sie sie selbst bereitstellen würden.
Die Übergangslösung „Büroraum auf Zeit“ hat deshalb aus meiner Sicht beste Chancen, künftig ein fester Bestandteil der Geschäftsplanung vieler Unternehmen zu werden.

Maria Tsertsidis ist Inhaberin und Geschäftsführerin des Bürodienstleisters Prinzregenten 54 - Repräsentanz am Friedensengel. Sie hat jahrzehntelange Erfahrung im Management großer ärztlicher Privatpraxen.

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